1.会計システムにはどのような種類がある？

会計ソフトは次の３つのタイプに分けることができます。

(1)インストール型

利用するパソコンにインストールして使います。

ソフトは家電量販店などでも購入可能です。

サーバーにインストールする一般的なものは、インターネットを経由して複数のパソコンで操作できますが、ネットに接続されていないスタンドアローンPCでは端末ごとにインストールしなければなりません。

また、手動更新が必要な場合があり、手間がかかります。

他にも複数のユーザーが同時に作業できるのかどうか、また作業のしやすさはどうかも購入前に確認しましょう。

(2)クラウド型

ネット環境さえあれば、自宅や外出先でも作業を行うことができるので非常に便利です。

費用も月数千円からと比較的安価で導入でき、会計の知識があまりない人でも操作しやすいというメリットがあります。

データをネット上に保存するため、パスワード管理はもちろんですが公衆の無線LANは使わないなど、セキュリティ面には十分な注意が必要です。

(3)基幹システム

会計業務だけでなく、顧客や人事、生産管理など会社全体の業務と連携させた基幹システムを導入する会社もあります。

会社の規模やニーズに合わせて機能をカスタマイズできる点が特徴です。

他の業務と連携することで会計関連データが自動で振り分けされ、効率的な計上処理ができます。

ただし、初期費用が数百万円～と高額になるため、年商10億以上の中堅企業と呼ばれる会社に導入されることが多いです。

2.利用している経理ツールは合っていますか？

会計ソフトの３つのタイプを挙げましたが、会社の規模や経営スタイルによって、経理のやり方や利用すべき会計ツールなども異なります。

しかし実際、多くの企業で経理と経営にズレが生じているケースも少なくありません。

例えば、

・少人数の従業員で運営している小さな会社が大掛かりな会計システムを導入し、苦悩しながら日々の経理の入力を行っている

・事業拡大し規模が大きくなってきた会社なのに、経理担当者が創業当初から使ってきたExcelで経理管理をしている

など、極端ではありますが、このようなミスマッチが起きている場合があります。

3.ミスマッチが起こる３つの原因

では、なぜこのようなズレが起きてしまうのでしょうか。

次の３つが原因として考えられます。

(1)理由１　周りに勧められた会計ソフトをそのまま使っている

会計事務所や同業者、友人など身近な人から勧められた会計ソフトをずっと利用してる方がいらっしゃいます。

しかし、その会計ソフトがあなた自身の会社にマッチしているとは限りません。

よく検討しないまま導入してしまうと、勘定科目の意味やシステムの使い方を理解するのに時間がかかったり、ミスが発生し作業が止まってしまったりと余計な手間がかかってしまいます。

(2)理由２　担当者に業務を依存している

経理業務は同じ従業員が長年担当するケースが多いです。

そのため、個人の知識や習慣に依存した独自のやり方で業務が進められる傾向にあります。

また、担当者が変わっても前任者のやり方をそのまま引き継いでしまい、非効率な作業が受け継がれている可能性もあるでしょう。

(3)理由３　会社の成長にあわせたソフトを使っていない

小規模の会社の場合、まずは現金の流れを明確にし、日々の資金繰りを安定させることが重要です。

一方、従業員数が50人以上の会社の場合、中長期的な戦略を資金計画で管理し、目標と進捗を全社で共有していくことで先行管理を確立していくことが課題になります。

このように目の前のお金を管理することから、徐々に将来のお金の管理へと経理スタイルも会社の成長にあわせて変えた方が良いでしょう。

4.経理のミスマッチが引き起こす弊害とは？

(1)社員のモチベーションが下がる

中小企業庁の「平成22年度中小企業の会計に関する実態調査事業　集計・分析結果」によると、中小企業における経理担当者の約半数は簿記などの資格を持っていないということがわかります。

会計の知識があまりない担当者が、慣れない会計ソフトなどの入力業務を行うことで手一杯になっているとモチベーションが下がったり、逆に知識の豊富なベテラン社員が入力するだけの単調な作業ばかり続けることで仕事への熱が冷めてしまったりすることも考えられます。

(2)税務調査でのリスクが発生する

企業規模が拡大すると、内部の体制が追いつかず経理のミスが起こりやすくなります。

また、税金や節税に対する考え方は企業規模によって異なりますので、会社が成長しても個人経営と同じ感覚でいると、税務署と見解の相違が生じやすくなるため注意しましょう。

まとめ

会計数字を出していても経営に活かせていなければ意味がありません。

経理業務が入力作業で手一杯になっていたり、昔のやり方のままルーチン作業になっていたりするのであれば、一度経理スタイルを見直してみるのも良いでしょう。