貸倒損失を損金算入する3つのパターン

長期にわたって回収不能な売掛金がある場合、まずは回収努力が必要です。
それでもどうしても回収できない場合、税務処理を検討しましょう。
法人の金銭債権について、次のような事実が生じた場合には、貸倒損失として損金の額に算入されます。

1．金銭債権が切り捨てられた場合

以下に掲げるような事実に基づいて切り捨てられる金額は、その事実が生じた事業年度の損金の額に算入されます。
（1）会社更生法、金融機関等の更正手続の特例等に関する法律、会社法、民事再生法の規定により切り捨てられる金額
（2）法令の規定による整理手続によらない債権者集会の協議決定及び行政機関や金融機関などのあっせんによる協議で、合理的な基準によって切り捨てられる金額
（3）債務者の債務超過の状態が相当期間継続し、その金銭債権の弁済を受けることができない場合に、その債務者に対して、書面で明らかにした債務免除額

2．金銭債権の全額が回収不能となった場合

債務者の資産状況、支払能力等からその全額が回収できないことが明らかになった場合は、その明らかになった事業年度において貸倒として損金経理することができます。
ただし担保物があるときは、その担保物を処分した後でなければ損金経理はできません。

なお、保証債務は現実に履行した後でなければ貸倒れの対象とすることはできません。

3．一定期間取引停止後弁済がない場合等

以下に掲げる事実が発生した場合には、その債務者に対する売掛債権（貸付金などは含まない）について、その売掛債権の額から備忘価格を控除した残額を貸倒れとして損金経理をすることができます。
（1）継続的な取引を行っていた債務者の資産状況、支払能力等が悪化したため、その債務者との取引を停止した場合において、その取引停止の時と最後の弁済の時などのうち最も遅い時から１年以上経過したとき。ただし、その売掛債権について担保物のある場合は除きます。
（2）同一地域の債務者に対する売掛債権の総額が取立費用より少なく、支払を督促しても弁済がない場合

税務署でも厳しく調査

貸倒損失については、税務署側が厳しく調査する傾向にあります。
回収努力のプロセスとその結果（電話記録、内容証明郵便、宛先不明で戻った督促状、代表者の住所の確認など）を社内記録として保管し、説明できるようにしておきましょう。

貸倒処理に関して用意しておきたい資料を下記に記しておきます。

貸倒処理に関して用意しておきたい資料

破たん債権の確定額について

販売管理帳票、請求書控、不渡り手形の写し、取引契約書、相殺適状にある債務金額、担保物の評価額など

回収努力について

督促状、営業担当者の報告書、稟議書など

支払能力について

回収先の決算書、信用調査会社の調査書、不動産登記簿謄本、管財人からのヒアリングメモなど

貸倒損失額について

認可決定や協議決定に基づく切捨額の決定書、債権放棄通知書など