経費分析をする上で最適な人間とは？

経費の傾向を分析することはとても重要ですが、ビジネス・オーナーであれば、この業務をする上で誰が適任かどうか、ぜひ自問してみて下さい。

私は社長がやるべきだと思っています。ある程度の簿記のスキルがあれば、簡単な経費分析であれば楽にこなせるでしょう。

もし、経理担当の人間に任せるなら、 社長や上司が何を考えているのかを理解しようという姿勢のある人が良いでしょう。経営者がどのような問題意識を持っているのかを共有できるような仕組みも大切です。

経費分析するための４つの基本

以前の数字と比較して原因を調べる

まず営業費用のすべての項目について、出費と収入の金額の割合を計算します。そして、今月の数字を、先月・過去3ヶ月・３ヵ月の平均と比較しましょう。そして、前年度同月の数値との比較も大切です。

次に、数字の背後にある “理由/原因”を調べます。

以前、私のクライアントで駐車場チケットの罰金が酷い配送トラック会社のがいましたが、過去四半期や昨年と比べてみると、違反チケットの支払いが大幅に跳ね上がっていました。

理由は、行政が違反駐車の取り締まりを強化していたことでした。そこで、配送スケジュールを再調整して、無駄な損失を出さないようにしました。

予算のプランを作る

財務管理の最も重要な作業の一つは、経費予算と来年度の予算を予測して検討することです。そのためには、各項目の費用を左右する要因をつきつめることが大切です。

なかなか予想通りの予算額がピッタリと求められるわけではないですが、どこに問題があって、どのような方法で対処すべきかが分かります。

テンプレートを作って簡単に重要な数字を見られるようにする

経費を算出したら、 利益、経費、収益、キャッシュフローなど 、その他の重要な経営数字が自動的に算出されるように、Excelなどでテンプレートを作っておくと、とても楽になります。
そうしておけば、作業の手間がとても楽になるので、週ごと・日ごとの傾向や問題を簡単に把握することができます。

業界の平均データと比較する

私がある競合と比べて営業経費が高い企業の社長とお会いしたことがあります。調べてみると、その企業の経費は業界平均の２倍だということが分かりました。そこで、競合他社との違いを分析し、結果、営業部門を再編成することで、業界の平均水準まで経費を落とすことができました。

このように業界の平均データを持っておくと、問題点や課題の算出もとても楽になります。

この類のデータを持っていないのであれば、あなたの会社と同じ業種、同じ規模の会社のデータが入手できる方法を探してみましょう。特に、地理的に近い会社の家賃、給与、その他の経費がわかれば、貴方の会社の経費の良い参考になることでしょう。

まとめ

会社のデータを数字化し比較できるか、それを社外とつなぎあわせられる発行動に移せるか、など社長としての数字の扱い方が少しでも理解できましたでしょうか？　数字で比較しないと解決できないスキルを使いこなす、その第一歩になればと思います。