送付状とは、書類送付状ともいい、ビジネス文書を取引先などへ送付する際に添え、送付物の目録のような役割を果たす書類のことです。
ビジネス文書としてのマナー自体は少なめですが、少ないだけで押さえておかなければならないポイントはいくつかあります。
この記事では、送付状に記載すべき内容や作成方法、送付状を送る際のビジネスマナーについて解説しています。ぜひ参考にしてください。
１．送付状は必ず必要なのか
送付状とは、書類送付状とも呼ばれ、ビジネス書類をファックスや郵便で送るときに、誰から誰に何を送るのか、ということを明確にするために同時に送る書類です。
送付状を添えることで、送った相手に送付物の内容や送付の目的を伝えることができ、FAXであれば誰宛の書類で、すべての書類が届いているのか確認できるメリットもあります。
送付状がないからと言って罰則はありませんが、基本的には書類を送付するときは送付状もつけること自体が、ビジネスマナーとして認識されています。
| 送付状を添えた方がよいケース | |
| ビジネス |
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| 就職活動 |
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ちなみに、メールで文書を送付する場合には、送付状を添付する必要はありません。
2.送付状に記載する7つの内容
送付状に記載するのは
- タイトル
- 日付
- 宛先
- 挨拶
- 送付内容
- 書類の点数
- 書類作成者名
以上の7つです。
〇タイトル
「送付状」または「書類送付状」と書類の一番上に大きく書きましょう。
〇日付
書類右上に書類を作成した日付を書きます。西暦でも和暦でも構いません。
〇宛先
書類左上に宛先を書きます。
相手先の会社名、部署名、名前を間違えないように記載してください。名刺をもらっている場合には、必ず確認しましょう。
特定の個人ではなく会社宛や部署宛の送付状の場合、敬称は「御中」、個人宛の場合には「様」をつけます。
〇挨拶
「拝啓 時下ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。平素は格別のお引き立てを賜り、誠にありがとうございます」といった挨拶文が一般的です。
季節ごとに季語を交えた挨拶文にしてもよいでしょう。
〇送付内容
送付する書類の内容を箇条書きで書きます。
〇書類の点数
送付する書類が合計何点か書きましょう。
FAXの場合、書類を受け取った相手が、すべて書類が届いているのか確認するのに役立ちます。
〇書類作成者名
書類の右上、作成日付の下あたりに、自身の会社名、会社の住所、電話番号、FAX番号、氏名を書きましょう。
3.送付状の作成方法
（１）インターネットのテンプレートを使う
送付状に限らず、ネット上には多くのビジネス文書にテンプレートが用意されています。
自分自身で一から送付状を作成するのもよいですが、「書き方を間違えたくない」「すぐ利用したい」という場合には、テンプレートを使用するのが簡単です。
テンプレートを使用する場合の注意点として、フォントの大きさや文字数などを変更するとレイアウトが崩れてしまうことがありますので、できるだけ必要なところ以外は変更しないようにしながら使いましょう。
（２）文書作成ツールを使用する
ネット上ではテンプレートだけでなく、様々な書類を作成できる無料ツールもあります。
弊社が提供しているクラウド請求書サービス「RAKUDA」もその一つです。
「RAKUDA」では、無料で請求書・見積書・納品書・送付状と言った書類が作成でき、取引先登録もできるのでこれ一つで簡単に業務が進められます。
源泉徴収自動計算機能も付いていて非常に扱いやすいツールとなっています。
登録していただければ無料で何枚でも作成が可能ですので、まずは試しに使ってみてください。
３．送付状を送る際に押さえておくべきビジネスマナー
（１）送付状の折り方と封筒への入れ方
基本的に送付状はA4サイズの用紙で作成します。
郵送する際、折らずに封筒に入る場合には、送付状を一番上にして送付する文書とまとめてクリアファイルに入れ送付します。書類だけでも問題ありませんが、送付状と文書は運ばれている間に雨などで濡れてしまう可能性がありますので、クリアファイルに入れることで重要な書類を守りながら文書を届けることが可能です。
三つ折りにして送る場合には、まずは書類を下から上に1/3程度折り、上から1/3程度折り重ねます。文字の書いてある面が内側にくるように折る、と覚えておいてください。
ただし、窓付き封筒で送付状に記載している宛先が見えるように封筒に入れる場合は、文書の面が外側にくるように折りましょう。
封筒への入れ方にもマナーがあります。
縦封筒の場合、封筒の裏側を上にして、折った書類の上端が右にくるように入れましょう。
横封筒の場合には、封筒の表側に書き出し部分がくるように入れます。向きが異なりますので、注意しましょう。
（２）送付状は印鑑不要
請求書などの書類には会社の角印などの印鑑を押しますが、送付状には印鑑は必要ありません。
送付状はあくまで送付したものの情報を補足する資料にすぎず、私文書ではないため印鑑は押す必要がありません。
まとめ
送付状は、取引先を相手に最もよく用いられるビジネス文書の一つで、内容は難しいものではありません。
しかし、送付状に記載する内容や、書類の折り方、入れ方にもビジネスマナーがありますので、相手に失礼のないようにきちんと送付状の作り方を押さえておきましょう。
Wordなどを使って一から送付状を作るのも手ですが、テンプレートや文書作成ツールを活用して作成したほうが間違いもなく、手間もかかりませんのでおすすめです。
