「見える化」、つまり経理担当者に、現在の経理内容をオープンにしてもらい、業務の流れを明文化するところからはじめましょう。

仕事の全体像と役割分担を「見える化」する

経理担当者に「見える化を促進していきたいので、自分の担当業務すべてを箇条書きにしてほしい」とお願いしても、
「曖昧で、私だけがわかる内容が多く、簡単に書き出すことはできません」
といった対応をされてしまい、その時点で経理の改善を諦めてしまう経営者がいます。

このように経理部門を改善しようとしても「担当者の壁」を突破できない社長は意外に多いものです。
このような場合、どうすればいいのでしょうか。

まず、社長として理解すべきなのは、次の業務フローです。
自社の経理の内容がいかに、複雑で独自性が高かったとしても、この流れのなかの一部であることに間違いはありません。 ・売上発生→売掛金発生→請求書発行→売掛管理→入金確認→消し込み→記帳 ・仕入発生→買掛金発生→請求書到着→買掛管理・未払い→振込→記帳 ・タイムカード集計→給与計算→振込→記帳 ・経費精算→決済→振込→記帳 ・小口現金の用意→入出金管理 ・管理会計の数字収集→会計情報の収集→業績管理→資金繰り管理 この流れを理解した上で、顧問税理士、コンサルタントなど外部の人間に頼み、経理社員全員の業務時間を記録し、週、月別に集計することからはじめます。
その際、業務別の月間作業時間と仕事量も集計します。

この集計を成功させるポイントは、二つあります。
一つは、経理社員にこの調査は人事評価のためではないということを納得してもらうことです。
もう一つは、集計は作業の都度行うことと、社長への報告は「毎日」させることです。
毎日させないと、いい加減な集計になり、週単位で帳尻を合わせてしまうことが起こり得るからです。

作業効率を数値にして「見える化」する

業務量の集計については、以下の五つを「業務名」として「担当者」「記録者」「作業時期」「作業時間」「完了件数」の記録を進めていきます。 ❶記帳　取引内容を会計処理し会計帳簿の作成を行う ❷入金管理　請求書発行、売掛管理、入金消し込みを行うといった、入りの管理 ❸支払管理　請求書受取、未払い・買掛管理・振込といった、出の管理 ❹給与計算　正社員、短期雇用者の給与計算 ❺経費精算　仕入費用、外注費用、旅費・交通費、広告費など領収書がある経費の計算 これら「記帳」「入金管理」「支払管理」「給与計算」「経費精算」の五つの項目に対して、さらに細かい項目を設け、記録していくかどうかは、皆様の会社によって事情が異なりますので、適宜ご判断ください。
ある程度、集計がまとまったところで「業務名」の追加、変更を行ってもいいでしょう。

社長は、この記録を進めていき、業務時間と作業効率の表を作成することによって、どの業務に誰が役割をふられ、どのくらいの作業時間をかけているか見えるようになります。
この表が作成できると、作業効率が明らかになります。

作業効率は、完了件数÷作業時間という式で出すことができます。
すると、経理担当者がＡさん、Ｂさんの２名いた場合、どちらが効率的に、作業を進めているかが明らかとなります。
ＡさんがＢさんに対して 80 ％ほどの作業効率しかないのであれば、あと 20 ％アップするために、どのようなスキルが必要になるのかが明らかになり、改善が期待できるというわけです。

また複数人の経理担当者がいなくても、自分の作業効率が明らかとなりますから、自身の作業効率の５％アップ、 10 ％アップという目標を立て取り組んでいくように促すこともできます。

なお、この表で重要なのは、あくまでも作業効率であり、個々の作業にどれだけの時間がかかっているかは、あまり重要ではありません。
会社の業種によって大きな違いがあるからです。

たとえば、小売やサービス業は、売上点数が多い業種ですから、売上発生後の、入金管理にかかる負担が最も重くなります。
メーカーなど、原材料の仕入れ点数が多い業種では、原価管理など、管理会計の側面で仕事が増えているはずです。
ＩＴ系のシステム開発や、飲食など人材を多く使う業種では、給与計算にさかれる時間が多くなってくるはずです。

いずれにせよ、作業時間の多さが問題ではなく、ある一定の時間で、どれだけの処理件数をこなせたか、という点を重視して、経営者は経理部門の業務改善を進めていきましょう。