「公私混同」なんて言わせない！正しい経費の落とし方

経費って、一体どういうものなの？
経費精算を行う上で押さえておきたい基礎知識

経費を正しく落とすと節税対策になります。
しかし、不正な経費精算は、会社倒産を倒産に追い込む危険性があるのです。
今回を機に、正しい経費精算を身に付けましょう。

「経費」とは、会社がビジネスを行う上で必要な費用を指します。
つまり、経費を使ったことが、経営上プラスをもたらさなければいけないのです。
また、経費は賢く使うことで、利益を抑え、会社が払う税金を少なくすることができるのです。
とはいっても、何でもかんでも経費として支払えばいいわけではありません。
ビジネスに見合った正しい経費を使うことが重要です。

なぜ公私混同してはいけないのか

中小企業の社長さんの場合、自分の財布と会社の財布を混同してしまうケースがありますが、会社の経費をプライベートと一緒にしてはいけません。
経費を公私混同してはいけない理由は、経営上４つあります。

1.融資を受けられなくなる

銀行が融資を審査する際、無駄な経費を使っていないか、経営に関係ない資産がないかなど、決算書の内容を厳しくチェックします。
経費を公私混同しているのがバレたら、銀行は今後お金を貸さなくなるでしょう。

2.税務調査で指摘される

社長のプライベートな支出を経費として計上していないか、税務署は目を光らせています。
会社の経費にしていた社長個人の支出が税務調査で否認されると、追徴課税され、余計なお金がかかってしまいます。

3.不正が起きやすくなる

社長が経費を公私混同している様子は、必ず社員に伝わります。
すると、社員のやる気がなくなり、社内の雰囲気や、ひいては業績に影響を与えるでしょう。
また、「社長もやっているのだから」と、私的支出を経費に計上するなど、不正に手を染める社員が出てくる危険性が高まります。

4.資金繰りが悪化する

経費が増えると、当然ですが資金が減っていきます。
「今期は利益が出そうだから、経費を使い切ろう」と、行き当たりばったりで湯水のごとく経費を使うと、資金繰りが悪化します。
最悪の場合、会社が倒産してしまうこともあるでしょう。

経費として落としやすい飲食代の分類

経費として落としやすい飲食代について見ていきましょう。
飲食代は、「会議費」「交際費」「福利厚生費」などの科目に算入され、それぞれで性質が異なります。

「会議費」

会議に関連して弁当、茶菓子、その他これらに類する飲食物を供与するために要する費用です。
会議に関連した１人分の費用は5,000円が目安なので、その範囲内で収めましょう。

「交際費」

類似した科目として「接待費」「機密費」などがあります。
これらは、取引先や、その他事業に関係のある人に対して、接待・供応・慰安・贈答類を行うために要する費用です。

交際費が経費となるかどうかは、会社の規模と交際費の金額によって決まります。
資本金１億円以下の中小法人については、接待飲食費の損金算入方法を、次のいずれかから選択することが可能です。

・接待飲食費の額の50％相当額の損金算入
・800万円の定額控除限度額までの損金算入

取引先や社外のために利用する費用が「交際費」であるのに対し、「福利厚生費」は従業員の慰安を目的とした費用を言います。具体的には、次のようなものが挙げられます。

・創立記念日
・国民の祝日
・新社屋の落成式などに際し、従業員におおむね一律に社内で供与される飲食費用
・従業員等（従業員等であった者を含む）またはその親族等のお祝いやご不幸などに際して、一定の基準に従って支給される金品に要する費用（結婚祝い、出産祝い、香典、病気見舞いなど）

一部の者だけを対象とした旅行やパーティー等は、内容によっては交際費、もしくは給与とみなされる場合があるので気をつけましょう。

接待飲食費の領収書記載方法

経費として認められる交際費の管理には、領収書に明細を記録することが必須です。
まず、飲食店が出す領収書に以下の記載があるかチェックしましょう。

・宛名は会社名になっているか
・日付を確認。記載がない場合は記入
・料理店名と住所を確認。住所がない場合は裏面に記載
続いて、裏面に以下の内容を書き入れてください
・得意先名
・得意先の担当者氏名、役職名（○○部××課長△△様というように）
・当社との関係
・当社の担当者

参加者全員の名前を記載し、参加人数がわかるようにしておきましょう。

社長さんは領収書を経理担当に提出する立場にあります。
どの経費になるのか、何のために支出したのかをきちんと領収書に記しておきましょう。